AI 기술을 활용해 업무 속도를 개선하는 방법
우리는 너무 빨리 또는 너무 느리게, 또는 너무 산발적으로 일하여 생산성과 정신 건강을 해치는 경우가 너무 많습니다. 소프트웨어가 도움이 될 수 있습니다.
우리는 너무 빨리 일하고 지칩니다. 또는 일을 미루다가 너무 늦게 끝내거나 너무 적게 끝내기도 합니다. 또는 한 가지 일에 집중해서 잘 해내지 못하고 이리저리 일을 옮겨 다니기도 합니다.
특정 문제가 무엇이든, 기술은 우리에게 가장 적합한 속도를 찾는 데 도움을 줄 수 있습니다. 그렇기 때문에 시간을 보다 효율적으로 관리하고 리듬을 잃기 시작할 때 자극을 줄 수 있는 기술과 이를 활용하는 전략을 선택하는 것이 도움이 됩니다.
페이스를 조절하는 방법에 따라 제가 찾은 가장 효과적인 몇 가지 팁을 소개합니다.
더 많은 일을 처리해야 할 때
가장 큰 장애물이 비효율성인 경우(작업 속도가 느리거나 시간을 제대로 활용하지 못하는 경우), 테크놀로지는 하루 계획을 세우고 작은 작업을 훨씬 더 효과적으로 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어.
- 하루 중 특정 시간에 맞춰 미리 알림을 사용하세요. 긴 작업 목록을 보면서 하루를 시작하면 바로 침대로 기어들어가고 싶어요. 그래서 저는 대부분 작업 목록을 다양한 시점에 모든 장치에 팝업 알림을 띄워 목록에 있는 작업을 처리하도록 상기시켜주는 알림으로 대체했습니다. 이러한 알림은 큰 것("연례 보고서를 위한 데이터 표 검토")일 수도 있고 작은 것("기내 반입 가방에 AirTag 넣기")일 수도 있습니다. 저는 Apple의 미리 알림을 사용하지만, Microsoft To Do와 Google Keep 등에서도 비슷한 기능을 사용할 수 있습니다.
이제 알림이 하루 종일 전달되기 때문에 한가하게 시간을 보내거나 미루는 일이 거의 없고, 실제로 유용한 일을 하고 있지 않은 순간에 알림이 도착하면 떠오르는 대로 바로 처리합니다. 그리고 통화 중이거나 깊은 생각에 잠겨 있을 때 알림이 도착하면 '스누즈(잠시 멈춤)' 버튼을 사용해 미루기만 하면 됩니다.
- 위치 기반 리마인더 사용. 저는 시간 설정 알림과 함께 특정 장소에 있을 때 작업을 알려주는 위치 기반 프롬프트를 사용합니다. 휴대폰에 회사 이름이나 주소와 함께 명령을 입력하기만 하면 됩니다: 예를 들어 "Citibank 메인 스트리트 지점에 도착하면 급여 정보를 업데이트하라고 알려줘" 또는 "Acme 진단 연구소에 도착하면 최신 마케팅 캠페인에 대한 메모를 작성하라고 알려줘"(대기실에서 보내는 시간을 생산적으로 활용할 수 있는 좋은 방법입니다)와 같은 명령어를 입력하면 됩니다.
- 업무를 게임화하세요. 포인트나 보상을 통해 동기를 부여하고 싶다면 업무 관리 전문 앱으로 생산성을 게임으로 바꿔보세요. 예를 들어, Todoist는 작업을 완료하면 카르마 포인트가 쌓이고, 더 많은 작업을 완료할수록 초보자, 그랜드마스터 등의 레벨로 올라갈 수 있습니다. (걸음수 카운터와 같은 종류의 동기 부여라고 생각하시면 됩니다.) 비디오 게임 경험에 올인하고 싶다면 작업 목록을 롤플레잉 게임으로 바꿔주는 웹 및 모바일 앱인 Habitica를 사용해보세요. 작업을 체크해 나가면서 레벨을 진행하고 가상 보상을 쌓을 수 있습니다.
- 배터리가 부족한 상태에서 지긋지긋한 작업을 처리하세요. 어떤 사람들은 마크 트웨인의 말을 인용하여 가장 하기 싫은 일을 가능한 한 빨리 끝내고 싶어 합니다: "개구리를 잡아먹는 것이 당신의 일이라면 아침 일찍 하는 것이 가장 좋습니다." 저는 배터리가 마지막 10% 또는 20%까지 남았을 때, 즉 가상의 벽에 등을 대고 있을 때까지 개구리를 구하는 것을 선호합니다. 노트북의 수명을 기준으로 삼으면 긴박감을 느끼게 되고, 송장 처리나 이메일 백로그 작업과 같은 불쾌한 일을 하는 고통이 얼마나 오래 지속될지 알 수 있습니다.
- 캘린더로 정복하세요. 일부 생산성 전문가들은 캘린더를 작업으로 가득 채우지 말라고 조언하지만, 저는 특정 종류의 작업을 캘린더에 고정해 놓는 것이 도움이 된다고 생각하는 사람 중 한 명입니다. 그러면 마감일이 촉박한 과제를 언제 처리할지 정확히 알 수 있고, 에너지가 바닥날 때 그 기간을 효과적으로 활용할 수 있는 게임 플랜을 세울 수 있기 때문이죠. 예를 들어 매일 오전 11시부터 정오까지 해야 할 이메일 업무나 매주 금요일 오후에 해야 할 재무 업무 등을 표시해 두는 식이죠.
집중이 필요할 때
집중을 방해하는 가장 큰 장애물이 방해나 산만함이라면, 기술을 통해 하나의 어려운 작업에 집중하고 주의를 유지할 수 있습니다. 예를 들어
- 예약된 작업 목록에 집중 시간을 추가하세요. 하루 중 첫 2시간을 글쓰기나 데이터 분석에 할애하는 등, 집중해서 작업할 수 있는 시간을 선택하세요. 집중 설정( focus settings ,Mac의 경우 )을 사용하거나 집중 지원( Focus Assist ,Windows의 경우)에서 규칙을 만들어 방해 금지 모드 또는 집중에 도움이 되는 기타 신호(화면 조명 변경 또는 좋아하는 작업 음악 켜기 등)를 트리거할 수 있습니다.
- 일정에 따라 이메일을 가져오도록 설정하세요. 이메일 알림을 끄더라도 하루 종일 이메일을 확인하는 것이 습관화되면 집중을 방해하는 요소가 될 수 있습니다. 이메일을 '푸시 push ' 모드(수신 메시지가 하루 종일 받은 편지함에 도착하는 모드)로 두는 대신 일반적으로 이메일 앱이나 계정 설정에서 찾을 수 있는 '가져오기 fetch ' 옵션을 이메일 앱에 설정하는 것이 좋습니다. 가져오기를 사용하면 의도적으로 받은 편지함을 새로 고치거나 사용자가 설정한 일정에 따라 새 이메일 메시지를 볼 수 있습니다. 또는 이메일 및 문자 메시지 프로그램을 한 번에 몇 시간 동안 닫아 집중력이 필요한 어려운 업무에 집중할 수 있도록 하세요(그리고 이메일 앱을 닫아도 수신 메시지 알림이 표시되지 않도록 알림 설정을 조정하세요).
- 포모도로 Pomodoro 타이머로 집중해서 작업하세요. 한가한 시간보다 정해진 시간이 있을 때 집중력이 더 잘 발휘된다면 포모도로 Pomodoro 기법(이 생산성 향상 기법에 처음 사용된 토마토 모양의 주방 타이머의 이름을 딴 것)을 기반으로 한 타이머 앱을 사용해 보세요. 타이머를 25분으로 설정하고 타이머가 울리면 5분간 휴식을 취하세요. (보통 포모도로 앱에서도 휴식 시간을 설정할 수 있습니다.) 2시간이 지나면 20분 또는 30분 더 긴 휴식을 취합니다. 자신에게 가장 적합한 시간에 따라 작업 시간과 휴식 시간을 조정할 수 있습니다.
속도를 늦춰야 할 때
작업 속도를 조절하는 데 있어 가장 큰 어려움은 때때로 실제로 일을 멈추는 것을 기억하는 것입니다. 속도를 늦추는 데 어려움이 있다면 기술을 활용해 제동을 걸어보세요. 방법은 다음과 같습니다:
- 인터넷을 끄세요. 내면의 워커홀릭을 통제 불능의 십 대처럼 대하고 매일 밤 특정 시간에 가정용 Wi-Fi가 꺼지도록 설정하세요. Wi-Fi가 꺼진 후에도 좋아하는 스트리밍 프로그램을 계속 시청할 수 있도록 TV를 인터넷에 계속 연결해 두려면 라우터에서 자녀 보호 기능을 사용하여 TV나 스마트 조명 스위치 등 항상 연결 상태를 유지해야 하는 모든 디바이스에 대해 별도의 "성인" 프로필을 생성하고 노트북과 휴대폰만 차단하세요.
- 시스템 업데이트를 실행합니다. 컴퓨터에서 최신 업데이트를 적용하라는 메시지가 표시되면 일반적으로 컴퓨터를 재부팅해야 하고 10분 또는 20분 동안 컴퓨터를 사용할 수 없게 될 수 있으므로 업데이트를 미루고 싶을 수 있습니다. 따라서 이러한 업데이트 메시지를 절호의 기회로 삼아(아니, 의무로 삼으세요!) 저녁에 작업을 중단하고 업데이트 프로세스를 시작한 다음 컴퓨터가 밤새 업데이트할 수 있도록 자리를 비워 밤새 휴식을 취하는 것이 좋습니다.
- 주말의 또 다른 자아를 만들어 보세요. 업무를 중단하는 또 다른 방법은 컴퓨터에서 다양한 활동을 위한 다른 보기(Windows에서는 데스크톱, Mac에서는 스페이스라고 함)를 만드는 것입니다. 기본적으로 열려 있는 문서나 애플리케이션을 서로 다른 보기로 그룹화하고, 현재 하고 싶은 작업에 따라 보기를 전환하는 것입니다. 하나의 보기에는 업무용 이메일, 작업 중인 슬라이드 자료, 분기별 보고서 초안이 있고, 퇴근 후 별도의 데스크톱에는 웹 브라우저에서 Netflix를 로드하고 워드 프로세서에서 진행 중인 소설을 열어 놓을 수 있습니다.
- 예약 TV를 활용하세요. VCR과 PVR, 스트리밍이 없던 옛날에는 사람들이 특정 시간에 일을 멈추고 집에 가서 좋아하는 프로그램을 시청하는 경우가 있었습니다. 에피소드와 연결된 온라인 채팅에 참여하여 그 시절을 재현할 수 있으며, 동료 팬들이 시청하는 동안 스레드나 Facebook에 게시물을 올린다는 사실을 알게 되면 동시에 시청(및 게시)하도록 동기를 부여할 수 있습니다.
- 자동 응답을 다시 생각해 보세요. 드디어 진짜 휴가를 떠날 준비가 되셨나요? 백로그를 처리할 수 없는 휴가용 응답을 작성하여 미래의 여러분에게 최고의 선물을 선사하세요. 대신 자동 응답을 설정하여 수신자에게 언제 사무실로 돌아올지 알려주고 그 시간에 다시 연락하도록 요청하세요.
[저자소개: 알렉산드라 사무엘은 기술 연구원이자 "Remote, Inc: 직장에서 성공하는 방법...어디서나..."의 저자입니다. 그녀는 reports@wsj.com 에서 연락할 수 있습니다.]
댓글